Hoe stop je de vergaderziekte?

Hoe stop je de vergaderziekte?

Motiveren

Dat het aantal vergaderuren en de frequentie zijn gestegen beseft iedereen. Toch schrik je dat we jaren geleden ongeveer 10 uur per week vergaderden (wat al veel lijkt) en dat we nu op 23 uur per week blijken te zitten hetgeen blijkt uit recentelijk onderzoek. En het einde lijkt nog steeds niet in zicht. Iedereen vindt dat het zo niet langer kan maar terugdringen lukt maar niet.

Er is veel ergernis en frustratie over de vergaderziekte en daardoor zakt de motivatie voor werk in zo’n omgeving verder weg. Een paar recente cijfers die dit illustreren: 

  • 65% gaf aan dat vergaderingen van hun eigen werk afhouden;
  • 71% gaf aan de vergaderingen onproductief en ineffectief zijn;
  • 64% gaf aan dat vergaderingen ten koste gaan van de eigen tijd om goed over dingen na te denken;
  • 62% gaf aan dat vergaderingen kansen mist om elkaar dichterbij te brengen,

Toch is er echt wat aan te doen. Het gaat in essentie om de manier van samenwerken en hoe iemand zijn eigen werk voor elkaar krijgt.

Vergaderingen, mits goed toegepast, zijn essentieel voor het mogelijk maken van samenwerking, creativiteit en innovatie. Ze bevorderen relaties en zorgen voor een goede informatie-uitwisseling. Dus belangrijk. Maar daar staat tegenover dat het eigen werk voor de uiteindelijke productiviteit en tevredenheid zorgt. Maximaliseer de ruimte voor eigen werk en minimaliseer de vergadertijd.

Hoe doe je dat?

1       Wat hebben je mensen nodig?

Wat je moet doen is bij elke medewerker inventariseren wat hij of zij nodig heeft om het eigen werk te kunnen doen. Welke samenwerking is nodig, wat stimuleert creativiteit en innovatie?

2       Beperk tot het noodzakelijke.

Organiseer vanuit de inventarisatie de strikt noodzakelijke vergadertijd en zorg als manager dat dit slim gemanaged wordt.  Evalueer tussentijds of het nog aansluit.

3       Blijf verbeteren

Vraag regelmatig naar verbeteringen om de vergadertijd zo kort mogelijk te houden.

4       Meer samen wèrken, minder zenden.

Vergaderingen zijn er voor de samenwerking, creativiteit en innovatie. Beperk de vergadering daar dan ook toe. Benut korte bijeenkomsten die uitsluitend tot doel hebben de organisatie over zaken te informeren.

5       Zonder voortgang geen vergadering.

Is er geen voortgang of resultaat dan is de vergadering overbodig. Houd dus alleen vergaderingen waar voortgang en resultaat zichtbaar zijn. Dit zal versterkend werken voor de motivatie.

6       Vergaderen is een vak.

Dit is de vaardigheid waarop leidinggevenden zelden zijn getraind. Het is van groot belang dat dit wel gebeurt. En wie dat doet zal zien dat het echt iets oplevert.

Enthousiast geworden en wil je meer weten hoe dit alles te realiseren en heb je hulp nodig neem dan gerust contact met ons op.

 

 

 

 

 

 

by dec 15, 2018
Waarom je bovenstroom, onderstroom en resultaat niet los van elkaar kunt zien?

Waarom je bovenstroom, onderstroom en resultaat niet los van elkaar kunt zien?

Onderstroom

Je moet strategie met mindset en resultaat verbinden.

Iedere organisatie heeft een bovenstroom en een onderstroom. De bovenstroom is het groepsdoel en het taakdoel. Die zijn expliciet. Dit is het verhaal dat managers vertellen in termen van plannen, structuren, systemen en controle.

De onderstroom bestaat uit levende mensen met relaties en gevoelens. Uit netwerken waarin verhalen, ervaringen, emoties, hoop en angst circuleren. Impliciet gaan die over overleven – ontwikkelen – transformeren.

Als er energie in je organisatie wegloopt betekent dat mensen niet goed functioneren. Belemmerende energie zit meestal in de onderstroom. Dat komt omdat mensen om allerlei redenen niet goed in hun vel zitten. Andersom kan ook. Er kan veel gedoe zijn in de onderstroom omdat de bovenstroom niet op orde is.

Als je naar mensen kijkt dan zie je hun gedrag. Meestal aangepast gedrag. Mensen laten niet snel zien hoe ze werkelijk in de wedstrijd zitten. Dat bewaren ze voor thuis, het sportveld of het koffieapparaat. Daar moet je rekening mee houden als je iets gedaan wilt hebben.

Onze ervaring is dat een organisatieprobleem voor 25% kan worden opgelost met bedrijfskunde. De rest van de oplossing is echt aan mensen werken.

Zitten ze niet goed in de wedstrijd dan heeft dat verstrekkende gevolgen. Niet alleen zitten ze zichzelf in de weg, ze gaan niet samenwerken. Dan blijven de resultaten achter.

Dit is een harde les. We hebben onze managers blijkbaar alleen opgeleid voor de bovenstroom. We hebben ze niet meegegeven hoe je de onderstroom kunt lezen en verbinden met de bovenstroom. Hier hoor je bij managers de taal van de onmacht; onzichtbaar, ongrijpbaar, onderhuids. De onderstroom wordt weggezet als soft skills. Maar de waarheid is precies andersom. Soft skills zijn rock bottom.

Hoe werkt dat? Wanneer mensen niet achter het doel staan, blijven ze op zichzelf gericht en gaan in de overlevingsstand staan. Onze ervaring is dat als 20% van de mensen negatief in de wedstrijd zitten, heb je al een kritische massa die de haalbaarheid van je doelen doet kantelen. Mensen beïnvloeden elkaar bewust en onbewust. Dat is een heel krachtig mechanisme waar de meeste zich niet van bewust zijn. Maar je voelt het als je op een afdeling komt of bij een team aanschuift. Gaan ze ervoor of niet? Wat je ziet is dat afspraken niet worden nagekomen, samenwerking niet van de grond komt en de energie gaat alle kanten uit, behalve de goede.

Het wordt tijd dat managers de onderstroom gaan verbinden met de bovenstroom. De cerebrale manager moet een integrale manager worden.

Onze visie is dat er veel energie is onder de mensen. En dat als mensen ervaren dat ze er mogen zijn, dat ze een bijdrage kunnen leveren en dat die bijdrage zichtbaar is, dan gaan mensen ervoor. Dan gaan ze excelleren, dan gaat het team excelleren en gaat de organisatie excelleren. Dat merken de klanten.

Onze bijdrage is de energie onder de mensen los te maken, te richten en om te zetten in het gewenste resultaat. Dan hoeft verandering geen belemmering meer te zijn. Dan wordt het nieuwsgierigheid.

Je kunt de bovenstroom, de onderstroom en het resultaat niet los zien van elkaar. Daarom verbinden wij strategie met mindset en resultaat.

Wat levert dat op?

Als je het ook op menselijk niveau op orde hebt;

  • Kan je afspraken maken over rollen, taken en resultaten.
  • Dan worden afspraken nagekomen, is er geen ruzie maar dialoog en creativiteit
  • De groep wordt een team en het team gaat groeien
  • Levert prestaties waarmee ze zichzelf overstijgt.
  • Beschikt het team over meer bronnen van informatie om tot oplossingen te komen

 

by jul 26, 2018
Managers zijn te veel bezig met het veranderen van beleid en niet genoeg met het veranderen van de mindset

Managers zijn te veel bezig met het veranderen van beleid en niet genoeg met het veranderen van de mindset

Mindset Navigator

Volgens een onderzoek van BCG heeft 85% van de bedrijven het afgelopen decennium een ​​transformatie ondernomen. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat bijna 75% van die transformaties de bedrijfsprestaties niet verbeteren, niet voor de korte termijn niet voor de lange termijn. Dus waarom is transformatie zo moeilijk te bereiken?

De meest fundamentele verklaring krijgt de minste aandacht. Wat doen jouw plannen met jouw mensen? Wat gebeurt daar onderhuids? We weten dat bijna alle mensen in het zicht van verandering angst en onzekerheid ervaren. Het houdt hen gevangen in een gedrag dat soms dwars tegen alle rationaliteit en logica ingaat. Meestal worden deze eerlijke maar genegeerde emoties afgedaan als verzet of weerstand. Bottom line, hier ontspoort zelfs de beste strategie.

Niettemin besteden de meeste organisaties veel meer aandacht aan hun strategie en de uitvoering dan aan wat hun mensen voelen bij en denken van die nieuwe strategie. Dit gaat over hun mindset.

Verschillende factoren houden de mindset van mensen op zijn plaats. De meest basale is dat veel overtuigingen vroeg in ons leven diep wortelen. Het worden onze reflexen, onze scripts. We zoeken bevestiging en zijn steeds op zoek naar bewijs daarvoor. We bagatelliseren wat niet past. Want we zijn ontworpen om onze eigen veiligheid voorop te stellen en te veel risico’s te vermijden. Het kost ons veel meer moeite ons kritisch denkvermogen in te zetten om nieuwe mogelijkheden te bedenken.

Ondertussen is het verantwoordelijke management druk met de strategie. Ze zien dat het niet gaat zoals gedacht waardoor ze in alle oprechtheid nog meer tijd, middelen en energie in stoppen. Ze gaan nog meer activiteiten tegelijkertijd ondernemen, terwijl ze worstelen met het doorzetten van de echte nieuwe initiatieven. Vaak ligt hier een diepe overtuigingen onder. ‘Alles wat we doen is even belangrijk’, ‘Meer is altijd beter’ en ‘Het moet perfect zijn of we doen het niet. ” Als we niet zo hard rennen als we kunnen en aandacht besteden aan ieder detail, valt alles uit elkaar”. Kortom, harder werken als oplossing.

Onze les is; een geweldige strategie blijft fundamenteel voor transformatie. Maar een succesvolle uitvoering vereist het zichtbaar maken van het effect van de transformatie op de mensen en daar voortdurend aandacht aan geven. In plaats van hun angsten, zorgen en onzekerheid weg te zetten en vertalen als weerstand.

Wil je meer weten over succesvolle strategie in je organisatie neem dan contact met ons op of leer er meer over op onze website onder andere bij de Strategie Vertaler. Of volg ons via LinkedInof FacebookpaginaTEAM21C.

by jun 27, 2018